Wie du plötzlich Zeit für die wichtigen Dinge hast – Pareto für Gestresste​

Wir alle hätten gerne 48 Stunden Tage oder am besten noch mehr, wir wollen Erfolg in der Karriere, die Familie, Freunde und Hobbys unter einen Hut bringen, und das alles lässig, entspannt und vor allem ganz ohne Stress.

Was jedoch eine der wichtigsten Lektionen ist, die jeder von uns unbedingt verinnerlichen sollte: Wir haben nicht wirklich zu wenig Zeit. Wenn es nach uns geht, würden wir nie genug Zeit haben, egal wie viel wir tatsächlich hätten.

Das heißt, der Grund für unsere stetige Unruhe, den Stress, dieses „von einer Aufgabe auf der To Do Liste zur nächsten hetzen“, muss wo anders liegen.

Wir haben nicht zu wenig Zeit, wir priorisieren oftmals nur falsch, überhäufen uns mit zu vielen und falsch eingeschätzten Aufgaben.

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Da muss die eine Mail noch abgeschickt, das Dossier unterzeichnet und der Partner angerufen werden. Ein Kollege will dann „nur noch schnell“ ein Briefing zu einem Thema, in das man gerade nicht eingearbeitet ist. Zuhause muss dann die Wäsche aufgehängt, in eine andere Montur gestiegen und die Aufführung der Tochter besucht werden. Die Eltern rufen auch noch an, wie es denn geht und am Abend läuft eigentlich die Lieblingsserie im TV.

Es ist ja nicht so, dass man dem Kollegen nicht helfen, dem Kind nicht zuschauen oder mit den Eltern nicht reden will.

Vielmehr ist es kaum machbar, diesen unkontrollierten Strom der To-Dos abzuarbeiten. Diese Tsunamiwelle an Aufgaben überrumpelt uns jeden Tag. Also, tun wir etwas dagegen.

Wir müssen das Priorisieren lernen, müssen Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden und unseren Fokus, unsere Energie und all unsere Anstrengung auf das wirklich Entscheidende legen.

Wie also soll das gehen?

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Genau dafür solltest du einmal einen Blick auf das Pareto Prinzip werfen, ein sehr effektives Tool des Zeitmangagements und des Priorisierens.

1. Was genau ist das Pareto Prinzip?

Vielen Leuten dürfte das Pareto Prinzip auch unter dem Namen „80/20 Regel“ geläufig sein.

Mit 20 Prozent des Einsatzes wird 80 Prozent des Gewinns eingeholt, egal wo. Oder eben auch: Mit 20 Prozent der Zeit werden 80 Prozent der Aufgaben erledigt. Das bedeutet natürlich auch, dass 80 Prozent mehr Zeit notwendig sind, um die vollen 100 Prozent zu erledigen. Ökonomisch gesehen nicht wirklich sinnvoll und damit auch der Grund, weshalb Perfektion nicht unbedingt gut und zielführend ist.

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Ursprünglich stammt das Prinzip von dem Italiener Vilfredo Pareto, der eine Untersuchung über die italienische Gesellschaft gemacht hat. 80 Prozent allen Vermögens sei demnach in den Händen von nur 20 Prozent der Familien.

Diese 80/20 Regel wurde auf viele weitere Gebiete angewandt und immer wieder wurde bestätigt, dass sie funktioniert.

2. Wie du selbst die Vorteile des Pareto Prinzips nutzen kannst

Zuerst gilt es, wirklich zu verstehen, wie die 80/20 Regel funktioniert.

In deinem Fall willst du die Regel des cleveren Italieners auf deine Zeit anwenden. Deshalb gilt es zuerst zu analysieren: Welche Aufgaben fallen heute an. Und damit sind nicht nur die offiziellen wie „Meeting um 8“, „Call um 9“, „Lunch um 1“ und „Vorstandssitzung um 5“ gemeint. Auch die Aufführung der Tochter, die ungemachte Wäsche und der Sport mit einem Freund müssen auf die Liste.

Danach wird aussortiert: Was kannst du delegieren, was muss in Wahrheit gar nicht gemacht werden, was ist eigentlich völlig unwichtig und bekommt trotzdem einen Platz auf der Tagesordnung?

Auf diese Weise filterst du deine 20 Prozent heraus. Was genau sind die wichtigsten Aufgaben?Schreib es am besten auf, um es direkt vor Augen zu haben.

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Dann kommt der entscheidende Punkt. Drei bis fünf dieser Aufgaben sollten gewählt und damit priorisiert werden.

Diese fünf Aufgaben werden dein „Heiliger Gral“ für jeden Tag. Bevor diese nicht erledigt sind, wird nichts anderes gemacht. Und auch während des Erledigens dieser Aufgaben sollte erneut Pareto angewendet werden. Denn bei jeder der Aufgaben wirst du in 20 Prozent der Zeit, die du für die Bearbeitung aufwendest, 80 Prozent der Wertschöpfung erledigen. Wenn du also keine der Aufgaben perfekt, sondern maximal gut in einem begrenzten Zeitfenster machst, wird automatisch eine ganze Menge weiterer Zeit in deinem Tagesplan freigeschaufelt.

3. Wieso die Gewohnheit und Planung am Abend deine besten Freunde sind

Um das ganze konsequent umzusetzen, ist es wichtig, es zur Gewohnheit werden zu lassen. Es muss ins Blut übergehen, dass Unwichtiges weggelassen wird. Nach und nach wird man besser im Erkennen der echten Zeitfresser und kann, nein muss, diese dann jeden Tag aktiv NICHT machen.

Sobald das geschehen ist, wird deine Produktivität um ein Vielfaches gesteigert sein.

Um dich auch an einen konkreten Plan halten zu können und nicht „in den Tag hinein zu leben“, bietet sich die Planung am Vorabend an. Du schaust, was am nächsten Tag alles ansteht, sortierst alle unnötigen und unwichtigen kategorisch aus, platzierst deine Top-Prioritäten dann ganz nach deinem Geschmack im Tagesplaner und lässt bestenfalls noch einen kleinen Puffer, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

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Und danach ist es sinnvoll, sich jeweils am Abend für den Folgetag eine klare Uhrzeit zu setzen. Wenn die Zeiger dann auf deiner festgelegten Zeit stehen, wird der Laptop heruntergefahren, das Büro abgeschlossen und nach Hause gefahren.

Garantiert war dieser Tag produktiver, als er es ohne Zutun einer neuen Struktur und ohne die Verwendung von Pareto gewesen wäre.

Somit kann mit einem guten Gefühl Feierabend gemacht werden, vor allem in Anbetracht dessen, was danach noch kommt.

4. Die Belohnung am Schluss ist entscheidend

Dafür, dass du konsequent nur das Wichtige erledigt hast, kannst du dir etwas gönnen. Genieße die Sonne oder höre an einem kühlen Herbstabend dem Regen zu, während ein gutes Buch den Rest erledigt. Genieße unbeschwert die Zeit mit der Familie, mit Freunden oder mit deinen Hobbys.

Wenn man sich selbst gut genug strukturiert und fähig ist, durch 80/20 wirkliche Prioritäten zu setzen und diese auch einzuhalten, dann ist es nur recht, auch seine Freizeit endlich wieder zu genießen und sich nicht selbst zu stressen, unbedingt auch noch dies und jenes zu tun.

Diese Zeiten sind dann vorbei, denn du weißt selbst ganz genau, was erledigt werden muss – und was guten Gewissens einfach ignoriert werden kann.

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Viel Spaß beim Priorisieren deiner Aufgaben! 🙂 

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