Nie wieder zurück ins Chaos - mit System und Organisation
Das Chaos kannst du dir wie eine starke Strömung vorstellen: ist es erstmal da, ist es mühsam und schwierig, da wieder herauszukommen. Es erfordert jede Menge Anstrengung und wenn man es einmal geschafft hat, ist es oft nicht leicht, nicht sofort wieder in diesen Strudel gezogen zu werden. Doch mit Disziplin und kreativen Lösungen sind es nur ein paar sogar sehr simple Schritte, um ein (Arbeits-)Leben mit System zu führen! Lass das Chaos hinter dir und du wirst merken, wie viel leichter alles gehen wird. Das Leben ist auch nicht nur strukturierter, sondern macht auch viel mehr Spaß, wenn man in seinem Alltag produktiv ist und die Übersicht behält.
Ein erleichterter Arbeitsalltag mit Produktivität und Effizienz
Also, erstmal: Chaos ist völlig überflüssig und total umsonst! Es bedarf keinen größeren Aufwand, weder zeitlich noch geistig, dass man vollkommen auf dieses Chaos verzichtet. Der Arbeitsalltag läuft in derselben Geschwindigkeit ab und man kann abends den Schreibtisch ohne das Gefühl verlassen, noch etwas erledigen zu müssen. Aufgaben vollständig abschließen, immer den Überblick bewahren und organisierter auftreten: so schafft man Produktivität.
System schaffen, System anwenden, System bewahren
Der Weg zu einem durchorganisierten und erleichterten Arbeitsalltag und einem weitaus angenehmeren Arbeitsleben besteht aus ein paar einfachen Schritten. Alles dreht sich um ein System. Dieses System soll der eigenen Arbeitsweise entsprechen, also auf dich persönlich zugeschnitten sein. Ein neues System mit Struktur und Ordnung erfordert Maßnahmen, um es zu schaffen und einzuführen. Dann soll dieses System auch entsprechend unkompliziert und alltags-freundlich sein, sodass man es im täglichen Gebrauch anwenden kann, ohne große Umstellungen und Umstände. Geht man mit genügend Disziplin an die Sache heran, wird sich dieses System ganz automatisch in den (Arbeits-)Alltag integrieren und vieles leichter machen. Die folgenden Schritte führen dich zu diesem System:
Schritt 1: Ausmisten, Raum für Neues (und das neue System) schaffen:
Oft spielt auch das Unterbewusstsein eine große Rolle, wenn das Chaos und totale Planlosigkeit im Arbeitsalltag und im Kopf Einzug gehalten hat. Du hast vermutlich immer im Hinterkopf, dass das die Ablage bereits übergeht, deine Schubladen machst du schon gar nicht mehr gerne auf, weil die Zettelwirtschaft aus ihnen im wahrsten Sinne des Wortes herausquillt? Schon die Kästen mit dem Büromaterial könnten glatt als moderne Kunst durchgehen, weil alles so völlig unbedacht und willkürlich hineingeschmissen wurde? Das musst du als erstes ändern. Nimm dir die Zeit und miste aus. Ein richtiger Frühjahrs- (oder welche Jahreszeit auch immer gerade herrscht) Putz gehört her!
Schritt 2: Struktur schaffen, durchdacht organisieren:
Nach einem ausführlichen Ausmisten sollte genug Raum für eine Umstrukturierung vorhanden sein. Schon alleine die Ausgestaltung des physischen (Arbeits-)Raums spielt hier eine wichtige Rolle, denn ein Arbeiten ohne große „Umwege“ sollte in diesem möglich sein. Die neugeschaffene Struktur sollte sinnvoll und effizient sein: Überlege dir zum Beispiel, welche Dinge in welcher Schublade oder welchem Kasten Platz finden sollten, für welche vereinzelten Dinge aber auch Platz am Schreibtisch bleiben sollte. Ein möglichst minimalistisch eingerichteter Schreibtisch ist ebenfalls empfehlenswert, da zu viel Deko, Bilder oder schlichtweg unnötiger Kram bloß Platz wegnimmt und ablenkt.
Doch nicht nur räumlich betrachtet solltest du eine durchdachte und von Hausverstand geprägte Organisation anstreben: Listen machen einfach alles ordentlicher! Lege dir Listen an, die deine Aufgabenbereiche definieren und schriftlich festhalten, was noch alles auf der Agenda steht. In diese Listen solltest du einfach alles, was zu tun ist oder anderweitig auf dich zukommt, festgehalten werden. So wird nichts mehr übersehen oder geht unter. Die Liste muss wirklich zuverlässig ausgestaltet werden, da du dich auf diese verlassen können solltest. Diese Organisation soll dazu dienen, dass du den Kopf freibekommst und nicht ständig irgendetwas im Hinterkopf behalten musst, was eventuell beim nächsten Stressfaktor schon wieder untergehen würde.
Schritt 3: Routine, das System in den Alltag übergehen lassen
Dieser Schritt hat am meisten Priorität für eine nachhaltige, ordentliche Organisation. Dass das durchdachte System und die neuen Strukturierungen auch tatsächlich und fortwährend die Arbeit erleichtern, ist vorwiegend auf die Alltagstauglichkeit zurückzuführen. Sofern das System richtig durchdacht ist, sollte es ohne Aufwand und Umstände in Routine übergehen können. Du sollst an dieses System innerhalb deines routinierten Arbeitsalltages festhalten können, ohne es immer wieder neu hinterfragen zu müssen.
Routine ist ohnehin ein wichtiges Stichwort und ein Zaubermittel gegen das Chaos. Selbstverständlich kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren, auf das du dann mit Flexibilität und Improvisation reagieren musst. Aber Alltägliches und konstant Wiederkehrendes sollte dich nicht überfordern und ins Chaos stürzen. Deshalb ist es ein guter Tipp, sich gedanklich oder auch schriftlich darauf einzustellen, das auf dich zukommt und dies zu planen. Auch feste Zeiten spielen dabei eine Rolle. Jeden Tag um möglichst dieselbe Uhrzeit Dienstbeginn sowie Pausen zu machen, strukturiert den Tag ganz von selbst.
Und jetzt wünschen wir dir viel Spaß, beim Umsetzen deines Systems! Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, komm gerne auf uns zu! Oder schau dir unsere Kurse an!